第8章报表的创建与应用

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1、本章要点报表概述报表的创建报表的编辑报表的高级设计报表的预览和打印第8章 报表的创建与应用8.1.1 报表的类型根据报表中字段数据的显示位置，Access报表分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。8.1 报表概述Access 2010使用报表对象来实现数据打印功能，而且可以在报表中实现数据计算。建立报表和建立窗体的过程基本相同，只是窗体最终显示在屏幕上，而报表除了显示外，还可以打印出来。8.1.2 报表的视图Access 2010为报表操作提供了4种视图：“报表视图”、 “打印预览”、“布局视图”和“设计视图”。8.1.3 创建报表的方法选择数据源后，可以使用多种方法创建报

2、表，包括报表工具、报表向导以及空白报表等。报表工具是最快的报表创建方法，报表向导是最容易的报表创建方法。在“创建”选项卡中，可以看到“报表”命令组，在其中可以选择创建报表的各种命令按钮，如图所示。8.2 报表的创建8.2.1 使用自动方式创建报表自动方式创建报表是一种通过指定数据源(仅基于一个表或查询)，由系统自动生成包含数据源所有字段的报表的创建方法，是创建报表最快捷的方法，但它提供的对报表结构和外观的控制最少，因此报表形式简单。使用自动方式创建报表的方法是：先选中要作为报表数据源的表或查询，然后在“创建”选项卡的“报表”命令组中单击“报表”命令按钮，系统自动生成纵栏式报表。例8-1 使用自

3、动方式创建“学生”报表。操作步骤：打开“教学管理”数据库，在导航窗格中，选中“学生”表。单击“创建”选项卡，再在“报表”命令组中单击“报表”命令按钮，“学生”报表立即完成，并且切换到布局视图。以默认的“学生”报表名称保存该报表。8.2.2 使用手动方式创建报表使用手动方式创建报表，是指需要从表的字段列表中选择所需字段，然后将其添加到报表中。空报表不会自动添加任何控件，而是显示“字段列表”窗格，通过手动添加表中的字段来设计报表。例8-2 以“学生选课成绩”查询为数据源，使用“空报表”命令创建“学生选课成绩”报表。操作步骤如下：打开“教学管理”数据库，单击“创建”选项卡，再在“报表”命令组中单击“

4、空报表”命令按钮，自动切换到布局视图。在报表“属性表”对话框设置“记录源”属性为“学生选课成绩”查询，再在“字段列表”窗格中依次将“学号”、“姓名”、“课程名称”、“成绩”字段添加到报表主体区，调整控件位置。以“学生选课成绩”为名保存报表。8.2.3 使用向导创建报表如果报表中的数据来自于多个表或查询，则可以使用向导，向导将引导用户完成创建报表的任务。通过向导还可以创建图表报表和标签报表。1使用报表向导创建报表打开报表向导的方式与自动方式相同，单击要作为报表数据基础的数据表，在“报表”命令组中单击“报表向导”命令按钮。使用报表向导创建报表，会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，

5、根据向导提示可以完成大部分报表设计的基本操作，因此加快了创建报表的过程。例8-3 以“教学管理”数据库中已存在的“学生选课成绩”查询为基础，利用“报表向导”创建“学生选课成绩报告单”报表。2使用标签向导创建标签在实际应用中，标签的应用范围十分广泛，它是一种特殊形式的报表。在Access 2010中，可以使用标签向导快速地制作标签。例8-4 制作学生信息标签，包括学号、姓名、籍贯、专业名称等信息。8.2.4 使用设计视图创建报表1报表的结构打开数据库，单击“创建”选项卡，再在“报表”命令组中单击“报表设计”命令按钮，可以打开报表设计视图窗口，如图所示。报表由5部分组成：报表页眉、页面页眉、主体、

6、页面页脚、报表页脚。报表设计视图中的每个部分称为一个节，每一节左边的小方块是相应的节选定器，报表左上角的小方块是报表选定器，双击相应的选定器可以打开“属性表”对话框设置相应节或报表的属性。2“报表设计工具”选项卡打开报表设计视图后，新增了“报表设计工具”选项，其中包括“设计”、“排列”、“格式”和“页面设置”4个选项卡，各个选项卡中包含许多报表设计命令。在“设计”选项卡“控件”命令组的“控件”命令按钮中，包含许多报表设计对象，如文本框、标签、复选框、选项组、列表框等，她们在报表设计过程中经常用到。“控件”是设计报表的重要工具，其的操作方法与窗体设计中采用的操作方法相同。例8-5 使用设计视图来

7、创建“学生选课成绩”报表。8.3 报表的编辑8.3.1 报表的修饰1添加徽标在报表中添加徽标的操作步骤是：使用设计视图打开报表，在“报表设计工具/设计”选项卡的“页眉/页脚”命令组中单击“徽标”命令按钮，打开“插入图片”对话框。在“插入图片”对话框中，选择图片所在的目录及图片文件，单击“确定”按钮。2添加当前日期和时间在报表设计视图中给报表添加当前日期和时间的操作方法是：使用设计视图打开报表，在“报表设计工具/设计”选项卡的“页眉/页脚”命令组中单击“日期和时间”命令按钮，在打开的“日期和时间”对话框中选择显示日期和时间及显示格式，最后单击“确定”按钮即可。此外，也可以在报表上添加一个文本框，

8、然后设置其“控件来源”属性为日期或时间的计算表达式，如“Date()”或“Time()”。此种方法也可显示日期或时间，该控件可安排在报表的任何节中。3添加分页符和页码要在报表中使用分页符来控制分页显示，其操作方法是：使用设计视图打开报表，单击“控件”命令组中的“插入分页符”命令按钮，再选择报表中需要设置分页符的位置，然后单击，分页符会以短虚线标记在报表的左边界上。在报表中添加页码的操作方法是：使用设计视图打开报表，在“报表设计工具/设计”选项卡的“页眉和页脚”命令组中单击“页码”命令按钮，然后在打开的“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。在Access 2010中，Pa

9、ge和Pages是两个内置变量，Page代表当前页号，Pages代表总页数。可以利用字符运算符“&”来构造一个字符表达式，将此表达式作为页面页脚节中一个文本框控件的“控件来源”属性值，这样就可以输出页码了。例如，用表达式“第 & page & 页”来打印页码，其页码形式为“第页”，而用表达式“第 & page & 页，共 & Pages & 页”来打印页码，其页码形式为“第页，共页”。4添加线条和矩形在报表上绘制线条的操作方法是：使用设计视图打开报表，单击“控件”命令组中的“直线”按钮，然后单击报表的任意处可以创建默认长度的线条，或通过单击并拖动的方式创建任意长度的线条。在报表上绘制矩形的操作