文 书 档 案 的 整 理

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1、 文 书 档 案 的 整 理1、归档文件整理规则（DA/T22-2000） (2000年12月6日发布 2001年1月1日实施)2、陕西省归档文件整理实施细则 （陕档发200135号 2001年9月4号）一、什么是归档文件?二、归档文件整理的主要内容？三、归档文件的整理原则？四、归档文件的整理要求？五、归档文件的整理方法？ 一、 什 么 是 归 档 文 件 ?归档文件整理规则的表述是:“立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”就是归档文件。（基建档案、会计档案、产品档案、设备档案、特殊载体档案不包含在内）主要有三层含义：（一）什么是“立档单位”“立档单位

2、”是档案管理工作中经常出现的一个档案专业术语，档案学辞典解释：“构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人”是“立档单位”. “立档单位”就是“全宗构成者”或“档案全宗”。什么是“档案全宗”呢？档案学辞典解释：“档案全宗”是“一个国家机构、一个社会组织或一个人形成的具有有机联系的档案整体”就是“档案全宗（简称全宗）”。一个“立档单位”就是一个“档案全宗”简单说：一个“立档单位” 就是一个“全宗” “全宗”是档案馆(室)对所保管档案进行科学管理的基本单位，它是国家档案全宗的基本分类单位。对于企业来说,构成立档单位(全宗):(1) 具有企业法人资格;(2) 属于独立经营的经济核算实体;一个立档单位可能

3、只有一个全宗档案,也可能会形成多个全宗档案.一般情况下,一个企业的全部档案就是一个全宗,但当企业的生产关系或基本职能发生根本性变化,比如企业相互之间进行重组、企业改制等重大变化时，则应另立全宗，同时将变化前各自的企业档案保持不变，这时就会形成多个全宗。 还有一种情况，就是当上级企业接收下属单位档案时，也应为符合条件的下属单位另立全宗。构成一个“立档单位”或一个“全宗”，应满足以下3个基本条件： （1）这个国家机构、社会组织、企事业单位能够按照一定的法律权限、隶属关系独立行使职权，以自己的名义对外行文（俗成“发文权”）。 （2）这个机构或单位应是一个独立的预算会计单位或经济核算单位，可以独立编制

4、财务预算、决算或财务计划（俗成“财权”）。预算会计单位: “预算会计单位”是实行预算会计的机关、团体和事业单位的统称。预算会计是用来反映和监督上述单位的预算执行过程及其结果的一种专业会计，可分为总预算会计和单位预算会计。 经济核算单位： “经济核算单位”是实行经济核算企业的统称。“经济核算”是国家根据以收抵支、保证赢利的原则，该原则为企业确定了一种经营管理方式，也是国家对企业经营管理所提出的一项基本管理要求。 （3）这个机构或单位设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权（俗成“人权”）。应该说:一个机构、组织或单位具备了“发文权、财权、人权3权后”，基本就构成一个“立档单位”，一个“

5、立档单位”职能活动形成的全部档案就称其为一个“全宗”。 这点非常重要，因为档案管理工作的许多环节（收集、分类、整理、编目、移交、保管等）都是以“全宗”为单位进行，不熟悉“立档单位”或“全宗”概念，归档文件的整理几乎无法进行。 举例： 1、西安市公安局-碑林分局-和平路派出所 2、国家土地督察局西安局西安市公安局是一个具有“3权”的一个“立档单位”，是一个档案“全宗”；碑林分局也是一个可以独立行使职权，可以以自己的名义对外行文，有一定的“发文权”、同时也是独立的预算会计单位，有一定的“财权”，同时还具有一定的“人事任免权”,基本满足“3权”要求的“立档单位”，应该说也是一个档案“全宗”；而和平路

6、派出所却不具有“3权”，不是一个“立档单位”，也不能构成一个“全宗”，它只是碑林分局的一个派出机构，内设处室，因此,只能是一个“立卷单位”。 再例：国家土地督察局西安局是国家土地督察局派驻西部的全国的9个分局之一，可以独立行使职权，可以以自己的名义对外行文，有一定的“发文权”、同时也是独立的预算会计单位，有一定的“财权”，但没有“人事任免权”，仅具有2权，因而不是一个“立档单位”,不能构成一个“全宗”,只是一个“立卷单位”。（二）办理完毕： 再谈谈“归档文件”第二层含义，即立档单位在其职能活动中形成的，“办理完毕的”是什么意思？ 我们这里说的“办理完毕”是指立档单位在其职能活动中，形成文件的本

7、身其相应的文书处理程序、文件运行环节已经办理完成， （1）发文的登记、呈批、承印、校对、盖印和分发；（2）收文的收签、分阅、批办和催办；（3）机关领导者之间传阅文件的安排； （4）会议、汇报的记录和会议文件的处理等，而不是文件内容本身在实际工作中是否还在发挥其作用，还没有办理完毕。 这点，大家比较好理解，比如：省林业厅起草下发了一份“关于下达2009年全省退耕还林还草计划的意见”，只要这份文件的文书处理程序，如拟写、申请、校对、领导签发、登记挂号、盖印等文件运行环节已经办理完毕，这份文件的正文加定稿就应属归档文件，可以列入归档范围；至于这份文件本身有关下达各地的计划、指标、要求等等内容要求，则

8、不属于该份文件的归档范畴，而是另一份归档文件的内容范畴了。因此，我们说：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，只要文书处理程序已经进行完毕，就是归档文件，必须归档，不需考虑这份文件的内容是否还没有办理完毕、还在发挥其作用。（三）应作为文书档案保存的各种纸质文件材料： “归档文件”定义第三层含义，立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，“应作为文书档案保存的各种纸质文件材料” 的含义。我们说：归档文件整理规则对归档文件的类别、载体形式进行了限定，该标准只适用于应作为文书档案保管的各种纸质归档文件材料的整理；基建档案、专业档案、会计档案、产品档案、设备档案、特殊载体档案的整理应按照其他相关国

9、家标准要求进行。例如：科技档案案卷构成的一般要求 (GB/T11822-2008)科学技术研究课题档案管理规范 (DA/T2-1992)国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)建设工程文件归档整理规范 (GB/T50328-2001)会计档案管理办法 (财会字199832号)照片档案管理规范 (GB/T11821-2002)印章档案整理规范 (DA/T402008)干部档案整理工作细则 (1991年3月29日)磁性载体档案管理与保护规范 (DA/T15-1995)电子文件归档与档案管理规范 (GB/T18894-2002)结论: 什么是“归档文件”？即：“立档单位在

10、其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”就是归档文件。陕西省归档文件整理实施细则适用于作为文书档案保存的各种纸质归档文件材料的整理。二、归档文件整理的主要内容将归档文件以“件”为单位进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒，使之有序化的过程就是归档文件整理的主要内容。 “件”的概念：我们说：“件”是相对于过去传统意义上的“卷”来说的，一般来说：一份“正式文件加定（草）稿“就是一件。 （归档文件整理实施细则第4条有6点内容解释）（1）文件正文与定稿为一件。 （定稿过厚的，也可单独将定稿作为一件对待）（2）正文与附文为一件。 （附件数量较多或者太厚不易装订时，也可将其各

11、为一件）（3）文件附有文书处理单、拟办单或领导批示、签批条 的，应与文件同为一件。（4）原件与复制件为一件。（5）转发文与被转发文为一件。（6）来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如 请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）都可为一件。 2000年以前文书档案的整理是按照文书档案案卷格式（GB9705-88）要求，以“卷”为单位进行分类、装订、排列、编目的；归档文件整理规则是国家为适应机关信息化、档案管理现代化的需要，本着“简化整理、深化检索”的原则，对归档文件整理方法进行的一次改革，好理解、好掌握。比如：归档文件整理实施细则 第4条，对“件”的概念界定上； 第7条，对档案的